Privacy Notice · Notis Privasi

Version / Versi 2026-10-27

English

1. Who we are

Private beta (no company yet) is the data user for personal data in this accounting service. Contact us about your personal data at krishnaashanmugam07@gmail.com.

2. The personal data we collect

Your account: name, email address, password (stored only as a secure hash), the businesses you belong to and your role, and the terms version you agreed to.
Records you enter for your business, which may include personal data about your clients, vendors and staff (names, contact details, ID or tax numbers). For these, your business decides what is collected and why; we process them on its behalf.
Usage and security: sign-in sessions, the IP address and browser used for sign-ins and in your business's audit log, and error reports (without what you typed).
Billing: the plan, payment status and payment provider reference. Card details go straight to Stripe; we never see or store them.
Messages you send us.

3. Why we use it

To provide and secure the service (accounts, sign-in, keeping each business's data separate); to send service emails (email confirmation, password resets, invitations, documents you send, important notices); to bill subscriptions; to give support; to meet legal obligations such as tax records; and to improve the service using totals that don't identify anyone. We don't sell personal data or use it for advertising.

4. What you must give us

Your name, email address and a password are needed to create an account; without them we can't provide the service. Everything else is up to you, although some features (such as e-invoices) need certain details.

5. Who we share it with

Other people in the same business, according to their roles.
Providers working for us: hosting and backups, email delivery, Stripe for payments, and file storage. They may use it only to provide their service to us.
LHDN (MyInvois), when your business submits e-invoices.
Anthropic (Claude), only when someone in your business scans a receipt: the photo or file is sent to be read, and what was read comes back to us.
Authorities, when the law requires it.

6. Transfers outside Malaysia

Our servers and backups are in Malaysia. Some providers may process data in other countries. We only use providers with appropriate safeguards, as the Personal Data Protection Act 2010 allows.

7. How long we keep it

Account details while you have an account. A business's records while it uses the service, then as long as the law requires (generally 7 years for accounting records). Error reports for 30 days and backups for 30 days.

8. Security

All traffic uses HTTPS; passwords are stored as hashes; payment and e-invoice keys are encrypted; each business's data is kept apart inside the database; access follows each person's role; and data is backed up daily. If a breach puts your personal data at risk, we will tell you and the Personal Data Protection Commissioner as the law requires.

9. Your rights

You can ask to see or correct your personal data, withdraw your consent, or ask us to limit how we process it, by emailing krishnaashanmugam07@gmail.com. We reply within 21 days. You can correct your own name in the app, and a business's owners can correct its records there.

10. Cookies

Only the cookies needed to keep you signed in and make the app work. No advertising or tracking cookies.

11. Changes and language

If this notice changes, we'll show the new version and ask you to agree to it. It is in English and Bahasa Malaysia; if the two differ, the English version applies.

Bahasa Malaysia

1. Siapa kami

Private beta (no company yet) ialah pengguna data bagi data peribadi dalam perkhidmatan perakaunan ini. Hubungi kami mengenai data peribadi anda di krishnaashanmugam07@gmail.com.

2. Data peribadi yang kami kumpul

Akaun anda: nama, alamat e-mel, kata laluan (disimpan hanya dalam bentuk cincangan yang selamat), perniagaan yang anda sertai dan peranan anda, serta versi terma yang anda persetujui.
Rekod yang anda masukkan untuk perniagaan anda, yang mungkin termasuk data peribadi pelanggan, pembekal dan kakitangan anda (nama, butiran perhubungan, nombor pengenalan atau nombor cukai). Bagi data ini, perniagaan anda menentukan apa yang dikumpul dan tujuannya; kami memprosesnya bagi pihak perniagaan tersebut.
Penggunaan dan keselamatan: sesi log masuk, alamat IP dan pelayar yang digunakan semasa log masuk dan dalam log audit perniagaan anda, serta laporan ralat (tanpa apa yang anda taip).
Pengebilan: pelan, status pembayaran dan rujukan penyedia pembayaran. Butiran kad dihantar terus kepada Stripe; kami tidak pernah melihat atau menyimpannya.
Mesej yang anda hantar kepada kami.

3. Tujuan kami menggunakannya

Untuk menyediakan dan melindungi perkhidmatan (akaun, log masuk, mengasingkan data setiap perniagaan); menghantar e-mel perkhidmatan (pengesahan e-mel, tetapan semula kata laluan, jemputan, dokumen yang anda hantar dan notis penting); mengebil langganan; memberi sokongan; mematuhi kewajipan undang-undang seperti rekod cukai; dan menambah baik perkhidmatan menggunakan jumlah keseluruhan yang tidak mengenal pasti sesiapa. Kami tidak menjual data peribadi atau menggunakannya untuk pengiklanan.

4. Maklumat yang wajib diberikan

Nama, alamat e-mel dan kata laluan anda diperlukan untuk membuka akaun; tanpanya kami tidak dapat menyediakan perkhidmatan. Maklumat lain adalah pilihan anda, walaupun sesetengah ciri (seperti e-invois) memerlukan butiran tertentu.

5. Dengan siapa kami berkongsi

Ahli lain dalam perniagaan yang sama, mengikut peranan masing-masing.
Penyedia yang bekerja untuk kami: pengehosan dan sandaran, penghantaran e-mel, Stripe untuk pembayaran, dan storan fail. Mereka hanya boleh menggunakannya untuk menyediakan perkhidmatan mereka kepada kami.
LHDN (MyInvois), apabila perniagaan anda menghantar e-invois.
Anthropic (Claude), hanya apabila seseorang dalam perniagaan anda mengimbas resit: foto atau fail itu dihantar untuk dibaca, dan bacaannya dikembalikan kepada kami.
Pihak berkuasa, apabila dikehendaki oleh undang-undang.

6. Pemindahan ke luar Malaysia

Pelayan dan sandaran kami berada di Malaysia. Sesetengah penyedia mungkin memproses data di negara lain. Kami hanya menggunakan penyedia yang mempunyai perlindungan yang sewajarnya, sebagaimana dibenarkan oleh Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.

7. Tempoh penyimpanan

Butiran akaun disimpan selagi anda mempunyai akaun. Rekod perniagaan disimpan selagi perniagaan menggunakan perkhidmatan, dan selepas itu selama yang dikehendaki oleh undang-undang (lazimnya 7 tahun bagi rekod perakaunan). Laporan ralat disimpan selama 30 hari dan sandaran selama 30 hari.

8. Keselamatan

Semua trafik menggunakan HTTPS; kata laluan disimpan sebagai cincangan; kunci pembayaran dan e-invois disulitkan; data setiap perniagaan diasingkan di dalam pangkalan data; akses mengikut peranan setiap orang; dan data disandarkan setiap hari. Jika berlaku pelanggaran yang membahayakan data peribadi anda, kami akan memaklumkan anda dan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi sebagaimana dikehendaki oleh undang-undang.

9. Hak anda

Anda boleh meminta untuk melihat atau membetulkan data peribadi anda, menarik balik persetujuan anda, atau meminta kami mengehadkan cara kami memprosesnya, dengan menghantar e-mel ke krishnaashanmugam07@gmail.com. Kami akan membalas dalam tempoh 21 hari. Anda boleh membetulkan nama anda sendiri dalam aplikasi, dan pemilik perniagaan boleh membetulkan rekod perniagaan di sana.

10. Kuki

Hanya kuki yang diperlukan untuk mengekalkan log masuk anda dan memastikan aplikasi berfungsi. Tiada kuki pengiklanan atau penjejakan.

11. Perubahan dan bahasa

Jika notis ini berubah, kami akan memaparkan versi baharu dan meminta persetujuan anda. Notis ini disediakan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia; jika terdapat perbezaan antara kedua-duanya, versi bahasa Inggeris akan terpakai.